Canasta básica familiar: qué deben tener en cuenta los gobiernos locales para su adquisición.

1. En el marco de las transferencias autorizadas mediante el Decreto de Urgencia N.º 033-2020, ¿puede cualquier entidad pública realizar la adquisición y distribución de los bienes para la Canasta Básica Familiar?

El artículo 2 del Decreto de Urgencia N° 033-2020[1], autoriza a los gobiernos locales, de manera excepcional y durante el año fiscal 2020, a efectuar la adquisición y distribución de bienes de primera necesidad de la Canasta Básica Familiar.

2. ¿Quién debe elaborar el requerimiento para la adquisición y distribución de la Canasta Básica Familiar?

Dicha responsabilidad corresponde al órgano encargado de las contrataciones o la dependencia que haga las veces de área usuaria, según la estructura orgánica de la entidad, debiendo tener en cuenta la especialidad y funciones establecidas en los respectivos instrumentos de gestión.

3. ¿Qué debe contener el requerimiento de bienes y/o servicios?

El requerimiento debe contener la descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la contratación, así como las condiciones en las que se ejecuta. En el caso de bienes, comprende las especificaciones técnicas; y en el caso de servicios, los términos de referencia.

Cabe señalar que el requerimiento debe incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas que regulan el objeto de la contratación con carácter obligatorio.

4. La contratación de los bienes que formarán parte de la Canasta Básica Familiar, ¿se debe realizar por relación de ítems o por paquete?

De acuerdo a los lineamientos de la normativa de contratación pública, una contratación por paquete permite que se agrupen varios bienes, distintos pero vinculados entre sí. Tal decisión puede adoptarse en caso la entidad considere que esta contratación conjunta resultaría más eficiente que efectuar contrataciones separadas -como la de relación de ítems.

Al respecto, considerando la coyuntura y realidad nacional, si bien el área usuaria puede establecer en el requerimiento si la contratación se realizará por relación de ítems o paquete, depende de la viabilidad económica, técnica y/o administrativa determinada por el órgano encargado de las contrataciones, luego de verificar la realidad del mercado nacional. En consecuencia, deberá tenerse en cuenta que, independientemente se realice una contratación por relación de ítems o paquete, en caso no exista un proveedor en determinada zona geográfica que pueda cumplir con satisfacer la totalidad del requerimiento, podrá evaluarse la emisión de varias órdenes de compra a diferentes proveedores.

En ese sentido, se recomienda que el área usuaria y el órgano encargado de las contrataciones tengan comunicación armónica, a efectos que se adopten decisiones de gestión de forma inmediata, considerando la coyuntura.

5. Luego de la transferencia de los recursos públicos, autorizada por el Decreto de Urgencia N° 033-2020, ¿qué puede hacer la entidad?

En primer lugar, se recomienda que la entidad determine objetivamente la población en situación de vulnerabilidad que recibirá la Canasta Básica Familiar en el marco de la emergencia nacional por el COVID-19, del distrito correspondiente a su jurisdicción.

En esa línea, el área usuaria -según la estructura orgánica de la entidad- debe elaborar el requerimiento, para que pueda ser remitido al órgano encargado de las contrataciones. Aquel es el responsable de verificar, entre otros, la existencia de una cotización que cumpla con satisfacer dicha necesidad y el valor de la contratación, a efectos de poder determinar si corresponde emitir una orden de compra/servicio; o efectuar una contratación directa bajo el supuesto de situación de emergencia, dada la coyuntura.

6. ¿Cómo se realiza una compra menor a 8 Unidades Impositivas Tributarias (UIT)?

Las compras inferiores a ocho (8) UIT deben observar los principios que rigen toda contratación pública, los cuales sirven como parámetros para la actuación de quienes intervengan en el desarrollo de las contrataciones del Estado.

Al respecto, luego de la elaboración del requerimiento, corresponde determinar la existencia de un proveedor capaz de satisfacer la necesidad y recabar el valor de la contratación, con el propósito de obtener la Certificación de Crédito Presupuestario, a efectos de emitir una orden de compra/servicio a favor de dicho proveedor.

En el caso de estas compras, pueden suscitarse dos escenarios: i) entidades que cuenten con alguna directiva aprobada para compras inferiores a 8 UIT, las cuales deberán sujetarse a los lineamientos previstos en dicho instrumento; y, ii) entidades que no cuenten con lineamientos internos para efectuar dichas contrataciones.

Finalmente, dentro del plazo máximo de diez (10) días hábiles del mes siguiente de su emisión, la entidad debe registrar en el SEACE la totalidad de las órdenes de compra/servicio emitidas -inclusive aquellas que fueron anuladas- bajo responsabilidad.

7. ¿Qué aspectos debe tomar en cuenta aquella entidad que no cuente con directiva para compras inferiores a 8 UIT?

Se recomienda lo siguiente:

– Considerando la realidad nacional, en caso no exista un proveedor en determinada zona geográfica que pueda cumplir con satisfacer la totalidad del requerimiento, la entidad podrá evaluar la emisión de diferentes órdenes de compra/servicio al mismo o varios proveedores, procurando justificar dicha decisión de gestión en el informe de indagación de mercado.

– Se recomienda que la orden de compra/servicio contenga, como mínimo, la siguiente información: objeto de la contratación, características del bien o servicio, monto de la contratación (incluido impuestos de ley, de corresponder), plazo de entrega o plazo de ejecución, cronograma de entregas (de corresponder), lugar de entrega del bien o de la prestación del servicio, área usuaria, penalidades, forma de pago, número de la certificación de crédito presupuestario, nombre de la dependencia que emitirá la conformidad de bien o servicio, procedimiento a seguir en caso se realicen observaciones a la prestación y forma de pago.

8. ¿Qué ocurre si el costo de la contratación es igual o superior a 8 UIT?

Debido a la coyuntura nacional, y la celeridad con la cual se requiere atender la necesidad generada por la situación de emergencia ante los riesgos de la propagación del COVID-19, se recomienda realizar contratación directa bajo el supuesto de “Situación de emergencia”; siendo que por la naturaleza de la contratación no sea posible contratar a un solo proveedor, debido a que el mercado no cuenta con la capacidad de respuesta suficiente para abastecer la cantidad total de bienes requeridos; situación que debe ser plasmada en el informe técnico correspondiente.

9. ¿Qué puede hacer la entidad si el costo de la contratación es igual o superior a 8 UIT?

La entidad debe realizar una contratación directa por situación de emergencia, la cual permitirá que se contrate directamente y de manera inmediata con un determinado proveedor, sin sujetarse a los requisitos formales de la normativa de contratación pública (específicamente la fase de selección), la cual puede derivarse por algunos de los siguientes supuestos:

b.1.) Acontecimientos catastróficos: aquellos de carácter extraordinario ocasionados por la naturaleza o por la acción u omisión del obrar humano que generan daños afectando a una determinada comunidad.

b.2.) Situaciones que afectan la defensa o seguridad nacional: dirigidas a enfrentar agresiones de orden interno o externo que menoscaben la consecución de los fines del Estado.

b.3) Situaciones que supongan grave peligro: aquellas en las que exista la posibilidad debidamente comprobada de que cualquiera de los acontecimientos o situaciones anteriores ocurra de manera inminente.

b.4) Emergencias sanitarias: aquellas declaradas por el ente rector del sistema nacional de salud, conforme a la ley de la materia

10. ¿Cómo se realiza una contratación directa por situación de emergencia?

Luego de la determinación de la existencia de, al menos, un proveedor que cumpla con las características y condiciones de los bienes/ servicios objeto del requerimiento y se advierta que el costo de la contratación es igual o superior a 8 UIT, la entidad debe realizar la invitación al proveedor identificado de manera directa e inmediata. Dicho proveedor no debe estar impedido, suspendido ni inhabilitado para contratar con el Estado. El proveedor puede presentar su oferta por cualquier medio de comunicación escrito o digital.

Realizada la contratación directa, la entidad puede realizar otras contrataciones para las actividades de atención derivadas de la situación de emergencia y que no calificaron como estrictamente necesarias. Para ello, deberá utilizar el procedimiento de selección que corresponda.

11. ¿Cómo se realiza una contratación directa por regularización?

Debido a la coyuntura nacional, no deben realizarse gestiones administrativas previas que retrasen la atención inmediata de la emergencia. Debe usarse el mecanismo de regularización, el cual implica que dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles luego de efectuada la entrega del bien, o tras la primera entrega en el caso de suministros, o del inicio de la prestación del servicio, la entidad debe:

· Aprobar la contratación directa, mediante resolución Acuerdo de Consejo Municipal[2] o Acuerdo de Directorio en caso de empresas del Estado.

· Sustentar la contratación, mediante informes técnico y legal.

· Regularizar la documentación referida a las actuaciones preparatorias -tales como la inclusión en el Plan Anual de Contrataciones (PAC)- así como al contrato y sus requisitos, según el estado en que se encuentren.

· Registrar y publicar en el SEACE, en el mismo plazo, los informes y el Acuerdo de Concejo Municipal, así como aquella documentación que permita respaldar la información brindada en el informe o informes que sustentan la configuración de la contratación directa.

12. ¿Qué aspectos debo considerar para la elaboración de las bases de la contratación directa?

Las bases que se registrarán en el SEACE, de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 102.1 del artículo 102 del Reglamento, deben contener, como mínimo, la siguiente información:

i. La denominación del objeto de la contratación.

ii. Las especificaciones técnicas o los Términos de Referencia, la Ficha de Homologación o la Ficha Técnica, según corresponda.

iii. El sistema de contratación.

iv. La modalidad de ejecución contractual, cuando corresponda.

v. Las garantías aplicables.

vi. La proforma del contrato, cuando corresponda.

Adicionalmente, se recuerda a la entidad que la información contenida en las bases no debe ser incongruente entre sí. Así mismo, dicho documento no debe contemplar factores de evaluación, toda vez que dicho aspecto es propio de un procedimiento de selección competitivo; y en una contratación directa -por su naturaleza- no se comparan ofertas.

13. ¿Qué consideraciones se deben tener en cuenta para la emisión del Acuerdo de Concejo Municipal?

Para la emisión del Acuerdo de Concejo Municipal, a través del cual se aprobará la Contratación Directa, se requiere obligatoriamente del sustento técnico y legal en el informe o los informes que contengan la justificación de la necesidad y procedencia de dicha contratación.

Se recomienda que el Acuerdo de Concejo Municipal contenga, en su parte resolutiva, la siguiente información:

i. Supuesto de contratación directa (Situación de emergencia).

ii. Denominación del objeto de la contratación.

iii. Plazo de entrega de los bienes o de la prestación del servicio.

iv. Monto de la contratación.

v. Fuente de financiamiento.

14. ¿Qué información debe contener el informe o los informes que sustenten la procedencia y configuración de la contratación directa?

El informe o los informes que contengan la justificación de la necesidad y procedencia de la contratación directa deben contener la descripción de la siguiente información:

i. Supuesto de emergencia, de acuerdo a lo desarrollado en el primer párrafo del literal b) del artículo 100 del Reglamento.

ii. Inmediatez de la atención del requerimiento generado, respecto del cual debe aclararse que la actuación inmediata supone que, como resultado de la contratación directa, no solo se efectúe la individualización del proveedor del cual se obtendrá el bien o servicio; sino que, en efecto, se pueda contar con aquello que paliará o atenderá, según sea el caso, el requerimiento derivado del evento que configuró la situación de emergencia.

iii. Detalle de que la contratación directa constituye lo estrictamente necesario y si agota o no la necesidad.

iv. Justificar si corresponde realizar un procedimiento de selección posterior a la contratación directa.

v. Detalle expreso de la fecha en la cual el proveedor realizó la entrega de los bienes o la prestación del servicio, a efectos de permitir que se pueda corroborar que la regularización se efectuó dentro del plazo máximo de diez (10) días hábiles de alguna de dichas acciones, de acuerdo a lo previsto en el artículo 100 del Reglamento. Se recomienda registrar en el SEACE el documento que acredite dicha oportunidad.

15. ¿Cuál es el plazo para la regularización de los documentos de la contratación directa?

El plazo para realizar la regularización de la documentación de la contratación directa y el registro de dicha información en el SEACE, es de máximo diez (10) días hábiles siguientes de efectuada la entrega del bien, o la primera entrega en el caso de suministros o del inicio de la prestación del servicio.

16. ¿Cuál es el plazo para el perfeccionamiento del contrato de una contratación directa?

La contratación directa solo permite omitir la fase de selección; por lo cual, las actuaciones preparatorias y los contratos que se celebren como consecuencia de dicha contratación debe cumplir con los requisitos, condiciones, formalidades, exigencias y garantías contemplados en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

En ese sentido, las entidades cumplen con el plazo y procedimiento para el perfeccionamiento del contrato, previsto en el artículo 141 del Reglamento. Cabe señalar que para la regularización de la garantía, el plazo puede ampliarse por diez (10) días adicionales.

17. ¿Qué condiciones debe tener el proveedor seleccionado por la entidad?

Las entidades deben prever que el proveedor no se encuentre impedido, suspendido ni inhabilitado para contratar con el Estado.

Cabe indicar que, como regla principal, las contrataciones superiores a una (1) UIT deben efectuarse con proveedores que cuenten con inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP); salvo que, por factores como la coyuntura nacional, zona geográfica del distrito en el cual se realizará la adquisición de canastas y su distribución o la cantidad de bienes a adquirir, no sea posible cumplir con dicha exigencia. En ese caso -y excepcionalmente- las entidades evaluarán la posibilidad de contratar con proveedores sin RNP, debiendo justificar dicha decisión de gestión.

18. ¿Cuál es la base legal para las compras cuyo objeto corresponda a la adquisición y distribución de las Canastas Básicas Familiares?

Los lineamientos brindados se encuentran acorde con las disposiciones previstas en el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley N° 30225[3], Ley de Contrataciones del Estado (modificada por el Decreto Legislativo N° 1444) y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N° 344-2018-EF y modificado por Decreto Supremo N° 377-2019-EF.

Así mismo, las directivas[4] emitidas y aprobadas por el OSCE, que determinan los procedimientos o acciones que deben realizarse en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

[1] Que establece medidas para reducir el impacto en la economía peruana, de las disposiciones de prevención establecidas en la declaratoria de estado de emergencia nacional ante los riesgos de propagación del COVID-19.

[2] Resulta necesario aclarar que se hace referencia a dicho instrumento, debido a que las entidades que efectuarán las compras serán gobiernos locales.

[3] Aprobado mediante Decreto Supremo N° 082-2019-EF y publicado en el Diario Oficial El Peruano el 13 de marzo de 2019.

[4] https://portal.osce.gob.pe/osce/content/documentos_normativos_directivas

FUENTE: https://www.gob.pe/institucion/osce/campa%C3%B1as/893-canasta-basica-familiar-que-deben-tener-en-cuenta-los-gobiernos-locales-para-su-adquisicion

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